Nhằm mục đích nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản cho đội ngũ cán bộ Đoàn trong quá trình tham mưu, tránh những sai sót không đáng có cũng như giúp lãnh đạo các đơn vị nắm vững các quy định của nhà nước về thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, để từ đó nâng cao chất lượng ban hành văn bản của các cơ quan, đơn vị đặc biệt là đối với các huyện, thị, thành Đoàn, Đoàn trực thuộc và các Đơn vị sự nghiệp. Sau đây tôi xin giới thiệu một số kỹ năng soạn thảo một số loại văn bản của Đoàn:
Soạn thảo công văn
1. Những yêu cầu soạn thảo một công văn:
– Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thuần nhất với sự vụ.
– Viết ngắn gọn, súc tích, rõ ràng, ý tưởng sát với chủ đề.
– Dùng ngôn ngữ chuẩn xác, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao.
– Phải có trích yếu công văn dù là công văn ngắn.
2.Xây dựng một bố cục một công văn:
Công văn thường có các yếu tố sau:
+ Địa danh và thời gian gửi công văn
+ Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn.
+ Chủ thể nhận công văn.
+ Số và ký hiệu công văn
+ Trích yếu nội dung.
+ Nội dung công văn.
+ Chữ ký, đóng dấu
+ Nơi gửi.
3. Phương pháp soạn thảo nội dung công văn:
– Nội dung công văn gồm có 3 phần:
+ Viện dẫn vấn đề.
+ Giải quyết vấn đề.
+ Kết luận vấn đề.
– Cách thức viết phần viện dẫn: Phần này phải nêu rõ lý do tại sao, dựa trên cơ sở nào để viết công văn. Có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra làm rõ mục đích, yêu cầu.
– Cách viết phần nội dung, chính là nhằm nêu ra các phương án giải quyết vấn đề đã nêu:
+ Xin lãnh đạo cấp trên về hướng giải quyết.
+ Sắp xếp ý nào cần viết trước, ý nào sau để làm nổi bật chủ đề cần giải quyết. Phải sử dụng văn phong phù hợp với từng thể loại công văn, có lập luận chặt chẽ bảo vệ các quan điểm đưa ra. Đối với từng công văn có những cách thể hiện đặc thù.
+ Công văn đề xuất phải nêu lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị.
+ Công văn tiếp thu phê bình đúng sai cũng phải mềm dẻo, khiêm tốn, nếu cần thanh minh phải có dẫn chứng bằng sự kiện khách quan, có sự đề nghị xá minh kiểm tra qua chủ thể khác.
+ Côngvăn từ chối thì phải có ngôn ngữ lịch sự và có sự động viên cần thiết.
Công văn đôn đốc thì phải dùng lời lẽ nghiêm khắc nêu lý do kích thích sự nhiệt tình, có thể nêu khả năng xảy ra những hậu quả nếu công việc không xảy ra kịp thời.
+ Công văn thăm hỏi thì trong ngôn ngữ phải thể hiện sự quan tâm chân thành, không chiếu lệ, sáo rỗng.
– Cách viết phần kết thúc công văn:
Cần viết ngắn, gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề và xác định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có) và lưu ý viết lời chào chân thành, lịch sự trước khi kết thúc (có thể là một lời cảm ơn nếu thấy cần thiết)
Công văn là tiếng nói của cơ quan chứ không bao giờ là tiếng nói của riêng ai, dù là thủ trưởng. Vì vậy nội dung công văn chỉ nói đến công vụ. Không dùng ngôn ngữ mang màu sắc cá nhân hoặc dùng công văn để trao đổi tình cảm cá nhân với nhau.
Soạn thảo tờ trình
1. Những yêu cầu khi soạn thảo tờ trình:
-Phân tích căn cứ thực tế làm nổi bật được các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt.
-Nêu các nội dung xin phê chuẩn phải rõ ràng, cụ thể.
-Các kiến nghị phải hợp lý.
-Phân tích khả năng và trình bày khái quát các phương án phát triển thế mạnh, khắc phục khó khăn.
2. Xây dựng bố cục tờ trình:
Thiết kế bố cục thành 3 phần:
Phần 1: Nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt.
Phần 2: Nội dung các vấn đề cần đề xuất (trông đó có trình các phương án, phân tích và chứng minh các phương án là khả thi)
Phần 3: kiến nghị cấp trên (hỗ trợ, bảo đảm các điều kiện vật chất, tinh thần). Yêu cầu phê chuẩn, chẳng hạn xin lựa chọn một trong các phương án, xin cấp trên duyệt một vài phương án thứ tự, khi hoàn cảnh thay đổi có thể chuyển phương án từ chính thức sang dự phòng.
3. Cách viết tờ trình:
– Trong phần nêu lý do, căn cứ, dùng cách hành văn để thể hiện được nhu cầu khách quan, do hoàn cảnh thực tế đòi hỏi.
Phần đề xuất: dùng ngôn ngữ và cách hành văn có sức thuyết phục cao nhưng rất cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung khó hiểu. Các luận cứ phải lựa chọn điển hình từ các tài liệu có độ tin cậy cao, đảm bảo sự kiện và số liệu chính xác.
Nêu rõ các thuận lợi, khó khăn trong việc thực thi các phương án, tránh nhận xét chủ quan, thiên vị, phiến diện.
Các kiến nghị: Phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, luận chứng phải chặt chẽ, nội dung đề xuất phải bảo đảm tính khả thi mới tạo ra niềm tin cho cấp phê duyệt. Tờ trình phải đính kèm các phụ lục để minh hoạ thêm cho các phương án được đề xuất kiến nghị trong tờ trình.
Soạn thảo thông báo
1. Xây dựng bố cục thông báo:
Bản thông báo cần có các yếu tố:
– Địa danh và ngày tháng năm ra thông báo.
– Tên cơ quan thông báo
– Số ký hiệu thông báo.
– Tên và trích yếu nội dung thông báo.
– Nội dung thông báo.
– Chữ ký, đóng dấu.
– Nơi gửi.
2. Trong thông báo:
Đề cập ngay vào nội dung cần thông tin và không cần nêu lý do, căn cứ, hoặc nêu tình hình chung như các văn bản khác. Loại thông báo gới thiệu các chủ trương, chính sách thì phải nêu rõ tên, số và ngày tháng ban hành văn bản đó trước khi nêu những nội dung khái quát.
Trong thông báo, dùng cách hành văn phải rất rõ ràng, dễ hiểu và mang tính đại chúng cao, cần viết rất ngắn gọn, đủ thông tin, không bắt buộc phải lập luận hay biểu lộ tình cảm như trong các công văn, phần kết thức chỉ cần tóm tắt lại mục đích và đối tượng cần được thông báo.
Ngoài ra, phần kết thúc không yêu cầu lời lẽ xã giao kiểu công văn hoặc xác định trách nhiệm thi hành như văn bản pháp quy.
Phần đại diện ký thông báo: Không bắt buộc phải là thủ trưởng cơ quan, mà là những người giúp việc có trách nhiệm về các lĩnh vực được phân công hay được uỷ quyền ký và trực tiếp thông báo dưới danh nghĩa thừa lệnh thủ trưởng cơ quan.